Compiti e mansioni
Descrizione dettagliata del lavoro professionale
Portiere di Notte o Night Auditor
Mansioni in ambienti di 5 e 4 stelle - qualifica 3° livello CCNL
Requisiti fondamentali ed Iter professionale
Oltre alle specifiche descritte dal contratto nazionale, e i requisiti fondamentali descritti dall'iter professionale, per il livello di responsabilità del proprio lavoro negli hotels, dettagliamo in breve le mansioni normalmente in uso attualmente in Italia, suddividendo i diversi compiti.
Caratteristiche essenziali:
Aspetto sano , buona costituzione fisica, con carattere socievole, deciso e diplomatico; cultura media o superiore con conoscenze linguistiche sufficienti per il proprio lavoro in base alla struttura ricettiva. Non deve mai essere scortese e mai dare segni di intolleranza e stanchezza, sempre sorridente e fiero del proprio lavoro.
Mansioni di base
Conoscenza del reparto portineria reception per operazioni di routine.
Check in - assegnazione delle camere in fase di prenotazione e non, con conoscenza delle camere stesse, loro ubicazione e prezzo del giorno da comunicare al cliente, chiedendo anche quanto tempo desidera fermarsi, e quali garanzie ha per il pagamento del conto, consigliato sempre anticipato o garantito con carta di credito compilando il modulo di autorizzazione per l'addebito.
Registrazione dati cliente su schede di PS e registro questura, manuali od elettroniche. degli arrivi fatti nel suo orario di lavoro, oppure svolto dai colleghi nelle ultime ore precedenti, ma non ancora formalizzati, e procedura di archiviazione, registrazione, stampa e preparazione per l'invio dei dati alle Questure o consegna diretta schede ed Istat alle Autorità richiedenti.
Check-out operazioni di saldo del conto, alla partenza dei clienti durante il suo turno lavorativo, con conoscenza di ogni tipo di pagamento ( POS Voucher, Sospeso Carte di Credito, assegni, contante o altre valute) e preparazione di una distinta di cassa con il contante con eventualmente distinta di spese del fondo cassa interno, da consegnare al collega del turno successivo.
Controllo identificativo del cliente prima della consegna delle chiavi, o al loro ingresso, prima di poter accedere agli ascensori o scale.
Conoscenza del centralino telefonico e prenotazione delle sveglie.
Massima conoscenza del sistema computerizzato dell'hotel in tutti i suoi particolari, per la variazione, il controllo e l'inserimento di prenotazioni, variazioni di soggiorno, variazioni di tariffe o addebiti particolari di servizi, come Bar Ristorante etc., Trasferimenti degli addebiti e modalità di tipi di fatturazione diversificate a secondo le esigenze dei singoli ospiti o Ditte.
Conoscenza anche dei sistemi operativi più comuni, Windows, MC etc, con nozioni di base per l'utilizzo degli stessi, per preparare lettere in formato Word e tabelle in formato Excel, senza dimenticare l'utilizzo di sistemi per poste eletrtroniche e infine l'utilizzo dei portali Internet con specifiche conoscenze dei portali utilizzati dall'hotel stesso per le prenotazioni on-line.
Controllo e chiusura contabile giornaliera, dopo aver verificato con stampe di prova che tutto l'operato della giornata non presenti errori bei dati e che tutto sia stato effettivamente ben inserito. Ogni Hotel ha in questo particolare caso ed a seconda del sistema operativo in uso, una serie di procedure personalizzate al compito stesso, per evitare errori sulle contabilità aziendali.
Controllo di entrate ed uscite principali e secondarie, per verificare che siano chiuse ed inaccessibili dall'esterno se non con una chiamata per citofono o campanello. A secondo delle diverse disposizioni delle Direzione, devono essere chiuse o aperte in fasce orarie prestabilite.
Controllo luci dei saloni dei corridoi e parti comuni non utilizzate durante la notte, con riferimenti e disposizioni interne, che devono tener conto delle vigenti disposizioni di legge in riferimento alle normative antinfortunistiche.
Salvataggi dei dati del giorno a secondo dei diversi sistemi operativi, seguendo le istruzioni delle Direzioni.
Giro di controllo nei punti nevralgici o indicati dalla Direzione, per verificare il funzionamento di impianti di riscaldamento, climatizzazione, frigoriferi etc. senza mai in ogni caso usare gli ascensori, avendo cura di chiudere i cassetti di cassa, e le porte d'accesso, lasciando un avviso alla clientela eventuale che dovesse scendere od arrivare nel periodo di non presidio di portineria. In casi particolari non è obbligatorio l'orario degli stessi. Logicamente essi non possono essere con tempi oltre i 10 minuti e possono avere sistemi di registrazione meccanica o elettronica da allegare al rapporto di notte, per fini assicurativi.
Aperture dei sistemi operativi per la preparazione degli ordini ai reparti interessati nelle primissime ore del mattino. Stampa degli arrivi e delle partenze previste con controllo cartaceo corrispondente alle prenotazioni, e stampa dell'elenco clienti alloggiati nei diversi ordini (nominativo e per camere). Stampa,o preparazione dei tabulati per la governante, e servizio delle prime colazioni. Stampa generale delle "chiusure giornaliere" per i reparti di contabilità interna e Direzione.
Archiviazione delle corrispondenze di clienti partiti e dei tabulati degli arrivi e partenze del giorno precedente, nonché archiviazioni varie a secondo delle diverse esigenze aziendali.
Compilazione del "rapporto della notte" con la registrazione degli ultimi clienti arrivati o entrati e delle prime partenze, avendo cura di compilare i moduli con le diverse esigenze quali ( temperature acqua calda, riscaldamento) oppure registrazione di anomalie per servizi tecnici o reclami della Clientela.
Consegne alla mattina al collega di turno di eventuali informazioni o anomalie, registrate su apposita agenda giornaliera, con la consegna della distinta di versamento per l'amministrazione, allegandone tutte le fatture o ricevute fiscali in ordine e controllate.
Servizio di Portineria
Informazioni per ogni esigenza della Clientela: orari treni - orari aerei - orari di pullman, orari visite Musei- ubicazione delle principali Fiere o manifestazioni varie, Conoscenze topografiche per la consulenza di itinerari turistici, culturali, per shopping, o per saper consigliare al cliente il miglior itinerario per raggiungere l'Hotel o per proseguire per altre località.
Conoscenza dell'utilizzo dei moderni sistemi di Internet per poter trovare rapidamente le informazioni richieste, oppure per poter controllare i Portali delle prenotazioni on line.
Conoscenza di ristoranti nelle vicinanze con le specialità, prezzi e caratteristiche , nonché locali notturni per svaghi o balli.
Conoscenza di Hotel limitrofi per poter assistere il cliente in caso di overbooking.
Servizio di autonoleggio con autista e servizio di Taxi
Emergenza con assistenza medica immediata e servizio di ambulanze per pronti interventi.
Conoscenza del servizio dei Vigili del Fuoco per incidenti o principi d'incendio.
Sicurezza con pronto intervento Carabinieri o Polizia per qualsiasi situazione si presenti e che non sia di immediata risoluzione o che non rispetti le leggi vigenti sull'ospitalità.
Condizioni particolari
Controlli generali
- Ubicazione di tutti i pannelli di controllo elettrici, per piano, per camere e generali dalle cabine di distribuzione.
- Ubicazione dei contatori del gas parziali o generali
- Sistemi di allarme antincendio con conoscenza per interventi e loro riassetto.
- Ubicazione della sala motori degli ascensori, e modalità di pronto intervento per comunicare con il cliente all'interno della cabina e se possibile, idoneità all'intervento di manovre a mano per apertura porte.
- ubicazione delle valvole dei servizi idraulici delle singole camere, o dei montanti principali, per l'acqua calda o fredda e per il riscaldamento
- conoscenza specifica dei server e computers interni per poter intervenire in caso di anomalie o mancanza di corrente per poter ripristinare il loro funzionamento di base.
EMERGENZA
Pronto intervento per situazioni gravi e pericolose come incendi o calamità naturali, scippi o rapine, furti o vandalismi. Conoscenza certificata di idoneità alle operazioni di primo soccorso in attesa dell'intervento delle ambulanze o vigili del fuoco. INFORMATIVA
Idonea preparazione professionale con la conoscenza degli articolo delle leggi vigenti per la prevenzione contro infortuni sul lavoro e per la salvaguardia del patrimonio aziendale, senza dimenticare la sicurezza della clientela alloggiante. Note
Nella qualifica del 3° livello, non sono incluse le pulizie generali di pavimenti o altro, resta intesa la pulizia degli strumenti di lavoro e superfici a vista del banco, sia per igiene che per rispecchiare un comportamento idoneo di correttezza professionale.
Richieste particolari facoltative
Uso del computer per invio documentazioni ai Clienti, come conti in sospeso e risposte a comunicazioni, che richiedono specifiche tecniche di scrittura. Sfoglio e controllo di messaggi E-Mail inviati alla reception per prenotazioni, cui inviare una risposta e completarne la procedura di registrazione. Controllo a vista dei sistemi di telecamere negli spazi consentiti. Orario di lavoro
dalle ore 23 alle ore 7 - oppure dalle 24 alle 8 oppure dalle 22 alle 6 per un totale di 8 ore giornaliere con 2 giorni di riposo settimanali, supplemento dalle 24 alle 6 del 12%
Eventuale supero delle ore non retribuito, ma accettato dal lavoratore, lo esonera dei servizi sopra descritti nell'intervallo stabilito dal Datore di lavoro, ed esse dovranno essere corrisposte in caso di intervento per la sicurezza aziendale.
Alberghi con 3 e 2 stelle
Dalle specifiche sopra riportate ed a secondo delle esigenze aziendali, l'inquadramento del Portiere "di Notte" sarà accettato anche al 4° livello con qualifica di Portiere e con la maggiorazione del 25% , mentre se esso dovrà fare solo da guardiano senza nessun compito o responsabilità, anche al 5° livello sempre con le maggiorazioni di legge del 25%.
AIPN - Associazione Italiana Portieri di Notte
Nelle pagine del sito speciale si possono vedere i 500 Hotels dove lavorano i Soci con link diretti ed e-mail per prenotazioni on line
Ristoranti in Italia ed europa
Selezione di ristoranti raccomandati
Selezione di circa 23.000 ristoranti in Italia e 2.000 in altre nazioni , alcuni con link diretti