Compiti e mansioni - A.I.P.N. Associazione Italiana Portieri di Notte

AIPN Associazione Italiana Portieri di Notte
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Compiti e mansioni

Descrizione dettagliata del lavoro professionale
Portiere di Notte o Night Auditor
 
Mansioni in ambienti di 5 e 4 stelle -   qualifica 3° livello CCNL
 
Requisiti  fondamentali ed Iter professionale
 
Oltre alle specifiche  descritte dal  contratto nazionale, e i requisiti fondamentali descritti dall'iter  professionale, per il livello di responsabilità del proprio lavoro negli  hotels, dettagliamo in breve le mansioni normalmente in uso attualmente in  Italia, suddividendo i diversi compiti.
 
Caratteristiche essenziali:
 
Aspetto sano , buona costituzione fisica, con  carattere socievole, deciso e diplomatico; cultura media o superiore con  conoscenze linguistiche sufficienti per il proprio lavoro in base alla struttura  ricettiva. Non deve mai essere scortese e mai dare segni di intolleranza e  stanchezza, sempre sorridente e fiero del proprio lavoro.
 
Mansioni di base
 
Conoscenza del reparto portineria reception per  operazioni di routine.
 
Check in - assegnazione delle camere in  fase di prenotazione e non, con conoscenza delle camere stesse, loro ubicazione  e prezzo del giorno da comunicare al cliente, chiedendo anche quanto tempo  desidera fermarsi, e quali garanzie ha per il pagamento del conto, consigliato  sempre anticipato o garantito con carta di credito compilando il modulo di  autorizzazione per l'addebito.  
 
Registrazione  dati cliente su schede  di PS  e registro questura, manuali od elettroniche. degli arrivi fatti nel  suo orario di lavoro, oppure svolto dai colleghi nelle ultime ore precedenti, ma  non ancora formalizzati, e procedura di archiviazione, registrazione,   stampa  e preparazione per l'invio dei dati alle Questure o consegna  diretta schede ed Istat alle Autorità richiedenti.
 
Check-out operazioni di saldo del conto,  alla partenza dei clienti durante il suo turno lavorativo, con conoscenza di ogni tipo di pagamento ( POS Voucher, Sospeso Carte di  Credito, assegni, contante o altre valute) e preparazione di una distinta di  cassa con il contante con eventualmente distinta di spese del fondo cassa  interno, da consegnare al collega del turno successivo.
 
Controllo identificativo del cliente  prima della consegna delle chiavi, o al loro ingresso, prima di poter  accedere agli ascensori o scale.
 
Conoscenza del centralino telefonico e  prenotazione delle sveglie.
 
Massima conoscenza del sistema  computerizzato dell'hotel in tutti i suoi particolari, per la variazione, il  controllo e l'inserimento di prenotazioni, variazioni di soggiorno, variazioni  di tariffe o addebiti particolari di servizi, come Bar Ristorante  etc.,  Trasferimenti degli addebiti e modalità di tipi di fatturazione diversificate a  secondo le esigenze dei singoli ospiti o Ditte.
 
Conoscenza anche dei sistemi operativi più  comuni, Windows, MC etc, con nozioni di base per l'utilizzo degli stessi,  per preparare lettere in formato Word e tabelle in formato Excel, senza  dimenticare l'utilizzo di sistemi per poste eletrtroniche e infine l'utilizzo  dei portali Internet con specifiche conoscenze dei portali utilizzati dall'hotel  stesso per le prenotazioni on-line.
 
Controllo e chiusura contabile giornaliera, dopo  aver verificato con stampe di prova che tutto l'operato della giornata non  presenti errori bei dati e che tutto sia stato effettivamente ben inserito. Ogni  Hotel ha in questo particolare caso ed a seconda del sistema operativo in uso,  una serie di procedure personalizzate al compito stesso, per evitare errori  sulle contabilità aziendali.
 
Controllo di entrate ed uscite principali  e secondarie, per verificare che siano chiuse ed inaccessibili dall'esterno se  non con una chiamata per citofono o campanello. A secondo delle diverse  disposizioni delle Direzione, devono essere chiuse o aperte in fasce  orarie  prestabilite.
 
Controllo luci dei saloni dei corridoi e  parti comuni non utilizzate durante la notte, con riferimenti e disposizioni  interne, che devono tener conto delle vigenti disposizioni di legge in  riferimento alle normative antinfortunistiche.
 
Salvataggi dei dati del giorno a secondo  dei diversi sistemi operativi, seguendo le istruzioni delle Direzioni.
 
Giro di controllo nei punti nevralgici o  indicati dalla Direzione, per verificare il funzionamento di impianti di  riscaldamento, climatizzazione, frigoriferi etc. senza mai in ogni caso usare  gli ascensori,  avendo cura di chiudere i cassetti di cassa, e le porte  d'accesso, lasciando un avviso alla clientela eventuale che dovesse scendere od  arrivare nel periodo di non presidio di portineria. In casi particolari non è  obbligatorio l'orario degli stessi. Logicamente  essi non possono essere  con tempi oltre i 10 minuti e possono avere sistemi di registrazione meccanica o  elettronica da allegare al rapporto di notte, per fini assicurativi.
 
Aperture dei sistemi operativi per la  preparazione degli ordini ai reparti interessati nelle primissime ore del  mattino. Stampa degli arrivi e delle partenze  previste con controllo cartaceo corrispondente alle prenotazioni, e stampa  dell'elenco clienti alloggiati nei diversi ordini (nominativo e per camere). Stampa,o  preparazione dei tabulati per la governante, e servizio delle prime  colazioni. Stampa generale delle "chiusure giornaliere" per  i reparti di contabilità interna e Direzione.
 
Archiviazione delle corrispondenze di  clienti partiti e dei tabulati degli arrivi e partenze del giorno precedente,  nonché archiviazioni varie a secondo delle diverse esigenze aziendali.
 
Compilazione del "rapporto della  notte" con la registrazione degli ultimi clienti arrivati o entrati e  delle prime partenze, avendo cura di compilare i moduli con le diverse esigenze  quali ( temperature acqua calda, riscaldamento) oppure registrazione di anomalie  per servizi tecnici o reclami della Clientela.
 
Consegne alla mattina al collega di turno di eventuali  informazioni o anomalie, registrate su apposita agenda giornaliera, con la  consegna della distinta di versamento per l'amministrazione, allegandone tutte  le fatture o ricevute fiscali in ordine e controllate.
 
Servizio di Portineria
 
Informazioni per ogni esigenza della Clientela: orari  treni - orari aerei - orari di pullman, orari visite Musei- ubicazione delle  principali Fiere o manifestazioni varie, Conoscenze topografiche per la  consulenza di itinerari turistici, culturali, per shopping, o per saper  consigliare al cliente  il miglior itinerario per raggiungere l'Hotel o  per proseguire per altre località.
 
Conoscenza dell'utilizzo dei moderni sistemi di Internet per  poter trovare rapidamente le informazioni richieste, oppure per poter  controllare i Portali delle prenotazioni   on line.
 
Conoscenza di ristoranti nelle vicinanze con le  specialità, prezzi e caratteristiche , nonché locali notturni per svaghi o  balli.
 
Conoscenza di Hotel    limitrofi per poter assistere il  cliente in caso di overbooking.
 
Servizio di   autonoleggio con autista   e  servizio  di   Taxi
 
Emergenza con assistenza medica  immediata  e servizio di ambulanze per pronti interventi.
 
Conoscenza del servizio dei Vigili del Fuoco per  incidenti o principi d'incendio.
 
Sicurezza con pronto intervento Carabinieri   o  Polizia per qualsiasi situazione si presenti e che non sia di immediata  risoluzione o che non rispetti le leggi vigenti sull'ospitalità.
 
Condizioni particolari
 
Controlli generali
                     
  • Ubicazione di tutti i pannelli di controllo elettrici, per  piano, per camere e generali dalle cabine di distribuzione.
  • Ubicazione dei contatori del gas parziali o generali
  • Sistemi di allarme antincendio con conoscenza per  interventi e loro riassetto.
  • Ubicazione della sala motori degli ascensori, e modalità  di pronto intervento per comunicare con il cliente all'interno della cabina e se  possibile, idoneità all'intervento di manovre a mano per apertura porte.
  • ubicazione delle valvole dei servizi idraulici delle  singole camere, o dei montanti principali, per l'acqua calda o fredda e per il  riscaldamento
  • conoscenza specifica dei server e computers interni per  poter intervenire in caso di anomalie o mancanza di corrente per poter      ripristinare il loro funzionamento di base.
                                                                                                                               
ASSISTENZA
                        Massima disponibilità per aiutare il cliente in situazioni di emergenza:      malore, cadute ubriachezza, irascibilità.                                       Pronto intervento per somministrare bevande calde o fredde e pronto intervento in caso di piccoli inconvenienti.
          
EMERGENZA
                     Pronto intervento per situazioni gravi e pericolose come incendi o calamità naturali, scippi o rapine, furti o vandalismi.                            Conoscenza certificata di idoneità alle operazioni di        primo soccorso in attesa dell'intervento delle ambulanze o vigili del fuoco.  
 
INFORMATIVA
            Idonea preparazione professionale con la conoscenza degli articolo delle leggi vigenti  per la prevenzione contro infortuni sul lavoro e per la salvaguardia del patrimonio aziendale, senza dimenticare la sicurezza della clientela alloggiante.    

Note
Nella qualifica del 3° livello, non sono incluse le pulizie generali di pavimenti o altro, resta intesa la pulizia degli strumenti di lavoro e superfici a vista del banco, sia per igiene che per rispecchiare un comportamento idoneo di correttezza professionale.

Richieste particolari facoltative
            Uso del computer per invio documentazioni ai Clienti, come conti in sospeso e risposte a comunicazioni, che richiedono specifiche tecniche di scrittura.                 Sfoglio e controllo di messaggi E-Mail inviati alla reception per prenotazioni, cui inviare una risposta e completarne la procedura di registrazione.                 Controllo a vista dei sistemi di telecamere negli spazi consentiti.   
Orario di lavoro
dalle ore 23 alle ore 7 - oppure dalle 24 alle 8 oppure dalle 22 alle 6 per un totale di 8 ore giornaliere con 2 giorni di riposo settimanali, supplemento dalle 24 alle 6 del 12%
Eventuale supero delle ore non retribuito, ma accettato dal lavoratore, lo esonera dei servizi sopra descritti nell'intervallo stabilito dal Datore di lavoro, ed esse dovranno essere corrisposte in caso di intervento per la  sicurezza aziendale.

Alberghi con 3 e 2 stelle
Dalle specifiche sopra riportate ed a secondo delle esigenze aziendali, l'inquadramento del Portiere "di Notte" sarà accettato anche al 4° livello con qualifica di Portiere e con la maggiorazione del 25% , mentre se esso dovrà fare solo da guardiano senza nessun compito o responsabilità, anche al 5° livello sempre con le maggiorazioni di legge del 25%.

AIPN - Associazione Italiana Portieri di Notte


Selezione degli Hotels AIPN
in Italia


Nelle pagine del sito speciale si possono vedere i 500 Hotels dove lavorano i Soci con link diretti ed e-mail per prenotazioni on line
Ristoranti in Italia ed europa
Selezione di ristoranti raccomandati



Selezione di circa 23.000 ristoranti in Italia e 2.000 in altre nazioni , alcuni con link diretti
Associazione Italiana Portieri di Notte
Sede: 20131 Milano - Via F. Predabissi, 2
Sito a cura del Presidente Cav. Giuseppe Cranchi
Tutti i diritti riservati
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